Guide du débutant pour Excel sur l’iPad
La suite d’applications Office de Microsoft est un élément de base dans la vie personnelle et professionnelle de la plupart des gens depuis des décennies, et leur introduction sur l’iPad il y a plusieurs années a été ressentie comme un tournant dans la quête de l’iPad pour devenir un “ordinateur sérieux”. Plusieurs années plus tard, ces applications ont grandi et sont meilleures que jamais. Nous avons récemment étudié comment Word s’est adapté à l’iPad et nous avons constaté qu’il présentait certains compromis par rapport à la version de bureau, mais qu’il s’agissait en fin de compte d’une application très performante qui fonctionnerait pour la plupart des gens.
Bienvenue à Excel sur l’iPad
Microsoft Excel est téléchargeable gratuitement sur l’App Store, mais il vous faudra un abonnement à Office 365 pour pouvoir faire autre chose que lire des fichiers Excel. Pour aussi peu que 6,99 $/mois ou 70 $/an et en incluant toutes les autres applications Office, ainsi que 1 To de stockage dans le nuage OneDrive, c’est l’une des meilleures offres de logiciels de productivité qui existent. Cela dit, il s’agit d’un autre abonnement et vous devrez décider si l’accès à ces applications vaut un coût récurrent.
Si vous décidez que cela en vaut la peine, vous aurez alors accès à toutes les fonctionnalités d’Excel sur votre iPad, et vos cas d’utilisation vont déterminer dans une large mesure à quel point vous allez aimer cette expérience. Si vous êtes un utilisateur de tableur léger et que vous souhaitez simplement modifier des fichiers XLSX ici et là, alors vous apprécierez probablement l’application. Toutefois, si vous effectuez des travaux plus complexes dans Excel ou si vous l’utilisez pour modifier plusieurs types de fichiers, cette version de l’application est très peu intéressante.
Les bonnes choses
Excel a de bonnes choses à offrir. Personnellement, j’apprécie l’affichage par défaut de l’historique des fichiers que vous avez édités dans le passé. Cela se synchronise avec tous vos appareils, donc l’édition d’un fichier sur votre Mac le placera en tête de votre liste de fichiers récents sur l’iPad. Cela permet de passer d’un appareil à l’autre de manière assez transparente, mais la seule façon de faire fonctionner cette fonction de synchronisation entre appareils est de stocker vos fichiers dans OneDrive. Si vous utilisez cette application, vous payez pour 1 To de stockage, donc c’est au moins possible, mais cela enlève définitivement une partie de la flexibilité dont vous disposez dans la gestion de vos fichiers. Je vous recommande vivement d’utiliser OneDrive, si possible, afin de bénéficier d’une expérience optimale.
Si vous voulez repartir à zéro, Excel propose quelques dizaines de modèles allant des calculateurs de budget aux factures en passant par les calendriers, en plus du traditionnel tableur vierge. Ce sont de bons points de départ, et vous pouvez télécharger différents modèles en ligne et les ouvrir de manière transparente dans Excel. Votre première tentative d’édition de ces fichiers sera sans doute aussi assez facile, car vous pouvez tapoter et exécuter la plupart des fonctions de base de manière intuitive. Surtout si vous utilisez un clavier externe sur votre iPad, l’application est au départ assez semblable à l’application de bureau. Vous aurez quelques cellules à remplir et des graphiques à créer en un rien de temps.
Je suis également heureux de vous annoncer que l’application pour iPad charge rapidement des documents complexes et que vous pouvez naviguer entre de grands ensembles de données en utilisant autant d’onglets que vous le souhaitez. Je testais sur un iPad Pro 2018, donc les anciens iPads ne sont peut-être pas aussi lisses, mais j’ai une feuille de calcul avec 200 000 lignes de données qui pousse mon MacBook Pro 2015 à ses limites, mais ce même document ne semblait pas du tout pousser l’iPad.
Les compromis commencent
La première chose qui saute aux yeux est qu’il n’y a pas de raccourcis clavier dans l’application. Vous ne pouvez littéralement rien faire d’autre que de taper avec le clavier, ce qui en soi rend la tâche difficile pour beaucoup de gens.
supposent que certaines fonctionnalités n’existent pas parce qu’elles ne peuvent pas être réalisées comme ils l’espèrent. Par exemple, si vous voulez supprimer quelques lignes dans une feuille de calcul sur Excel pour macOS, vous devez sélectionner l’en-tête de la première ligne, faire défiler la dernière ligne, faire Maj+clic dessus, puis sélectionner Supprimer les lignes dans le menu contextuel. Sur l’iPad, vous devez sélectionner une ligne avec l’en-tête de ligne, mais vous devez ensuite faire glisser cette sélection jusqu’à l’endroit où vous voulez qu’elle se termine. Ensuite, sélectionnez Supprimer dans le menu. Il m’a fallu beaucoup plus de temps pour comprendre cela que je ne voudrais l’admettre, et c’est aussi moins pratique pour supprimer plus de deux lignes d’un document. Si vous supprimez 500 lignes à la fois, ce n’est pas la meilleure façon de le faire.
Excel bénéficie également de la précision d’une souris sur le bureau. L’iPad ne supporte pas (encore) vraiment de souris, vous devez donc tout faire avec vos doigts. Là encore, pour de simples feuilles de calcul, cela peut être bien, mais pour des flux de travail plus avancés, vos doigts peuvent être terriblement imprécis.
“Mais qu’en est-il du crayon Apple ?”, vous demanderez-vous peut-être. Eh bien, Excel prend en charge le Crayon Pomme, mais ce n’est pas ce à quoi vous vous attendez. La seule chose que vous pouvez faire avec le Crayon Pomme est de dessiner à main levée sur vos feuilles de calcul. Il y a peut-être plus de gens qui en ont besoin que nous ne le pensons, mais ajouter une interface de dessin corrective à ce qui devrait être un puissant outil de productivité semble être la mauvaise décision.
Je vais m’arrêter là, mais le principal point à retenir est que l’interface semble coincée entre deux mondes dans sa forme actuelle. Elle n’est pas aussi puissante que la version de bureau et elle n’est pas aussi facile à utiliser que les meilleures applications iOS existantes. Elle est coincée dans une sorte de limbo où elle fait des compromis aux deux extrémités mais n’est pas aussi puissante ou efficace que l’application de bureau et n’est pas aussi optimisée pour le toucher que les grandes applications iOS.
Faire entrer et sortir des choses d’Excel
Pour beaucoup de gens, Excel est un endroit où les données sont traitées avant d’être transmises à leur destination finale. Un exemple serait de télécharger un grand ensemble de données dans un CSV, de l’importer dans Excel et d’effectuer des analyses sur ces données. Peut-être souhaitez-vous apporter des modifications et même enregistrer ces données dans un nouveau CSV.
Excel peut ouvrir la plupart des types de fichiers auxquels vous vous attendez, même si vous devez savoir qu’il utilise un outil de conversion de fichiers en ligne pour convertir des choses comme les CSV en documents Excel. Ou si vous manipulez des données sensibles qui ne sont pas censées être téléchargées, ce sera un problème.
Pour enregistrer un fichier lorsque vous avez terminé, vous avez trois possibilités :
- Document Excel (.xlsx)
- Tableur OpenDocument (.ods)
Le tueur ici est le manque de soutien du CSV. Même si vous ouvrez un CSV que vous avez obtenu ailleurs, l’application ne vous permet pas de l’enregistrer en tant que CSV, vous devez le convertir dans l’un des formats ci-dessus. Je ne sais pas qui utilise Excel mais veut des fichiers OpenDocument, mais peut-être qu’ils existent.
L’essentiel est que vous ne devez vous attendre à obtenir des documents .xlsx d’Excel que pour l’iPad. Il n’est pas pratique d’obtenir autre chose, et les options disponibles ne sont probablement pas celles que vous souhaitez de toute façon.
Enfin, pour ce qui est du contenu d’Excel, le copier/coller est pour le moins étrange. Prenons un exemple simple de copie d’un texte simple à partir de quelques cellules. Vous pouvez passer à un autre onglet ou à un tout autre document dans Excel et le coller sans problème. Cependant, c’est un véritable casse-tête que l’on retrouve partout ailleurs. En collant dans Brouillons et une note dans OmniFocus, les données sont collées dans du texte séparé par des tabulations, ce qui est bien. Cependant, la plupart des applications acceptent les données comme une image. Le collage dans Apple Notes et d’autres applications de prise de notes vous donne l’image d’une feuille de calcul. Ce n’est pas un phénomène que vous verrez en collant des données provenant de quelque chose comme les Apple Numbers ou les Google Sheets, il est donc très étrange de le voir depuis Excel.
Intégration des fichiers
En outre, Excel fonctionne assez bien avec l’application Files pour iOS. Si vous avez un fichier enregistré dans iCloud ou Dropbox, vous pouvez l’ouvrir dans Excel sur l’iPad, en faire ce que vous voulez, puis enregistrer les modifications directement à l’endroit d’où provient le fichier. Vous bénéficiez même de toutes les fonctions d’enregistrement automatique d’Excel et de la fonction “documents récents” lorsque vous modifiez des fichiers en dehors de OneDrive, ce qui est agréable (la liste des documents récents ne fonctionne toutefois qu’en local et ne se synchronise pas avec d’autres appareils).
Feuilles de calcul collaboratives
Excel pour l’iPad permet la collaboration sous forme de commentaires et d’édition collaborative en temps réel. Tout document enregistré sur OneDrive peut être partagé avec une autre personne (ou plusieurs) pour qu’elle puisse le consulter. En fonction de ce que vous faites, vous pouvez choisir de donner à chaque personne l’accès aux commentaires uniquement, ou de faire des modifications.
Les commentaires apparaissent dans le document comme toutes les autres versions d’Excel, et l’application vous enverra une notification “push” lorsque les commentaires seront entrés. Ces commentaires se synchronisent bien sûr avec tous les appareils qui accèdent à votre feuille de calcul.
Si vous donnez à quelqu’un d’autre la possibilité de modifier, il pourra ouvrir le document et commencer à faire des modifications ou à laisser des commentaires en temps réel. Si cette personne se trouve dans le document en même temps que vous, vous pourrez la voir apporter des modifications au fur et à mesure. C’est assez simple et, d’après mon expérience, cela fonctionne de manière fiable.
Alternatives
Il existe en fait deux alternatives à Excel qui comptent sur l’iPad : Les chiffres et les feuilles de Google. Numbers vient d’Apple et est un meilleur logiciel dans l’ensemble, à mon avis. Il a une interface plus conviviale, semble avoir été conçu pour iOS, tire parti de la plupart des fonctionnalités modernes d’iOS et, en général, se met à votre disposition et vous laisse travailler. Il n’est cependant pas aussi bon pour la collaboration en temps réel.
Google Sheets n’est pas une bonne application pour l’iPad, car elle dépasse les normes d’iOS à presque tous les niveaux et se montre à la fois trop compliquée et trop contraignante. Sa collaboration en temps réel est excellente, mais c’est la seule grande victoire de mon point de vue.
Ces deux applications souffrent de la seule fonctionnalité qui tue Excel, et c’est… Excel. Même si vous aimez les chiffres ou les feuilles, nous vivons dans un monde Excel et il n’est généralement pas possible d’utiliser autre chose. Excel a quelques défauts, mais il reste plus facile à utiliser que de convertir des documents XLSX en chiffres, d’effectuer des modifications et d’enregistrer une copie sous XLSX à plusieurs reprises.
L’expérience globale
Excel sur l’iPad est une application de tableur compétente, et si vos besoins sont simples ou si vous prévoyez simplement de modifier des feuilles de calcul que vous avez créées sous MacOS ou Windows, alors vous apprécierez probablement beaucoup cette application. Cependant, si vous cherchez à remplacer votre ordinateur de bureau par un iPad et que vous faites beaucoup de travail, surtout des travaux complexes, dans Excel, alors c’est une vente beaucoup plus difficile.
Il faut espérer que Microsoft continuera d’utiliser cette application et l’adaptera aux normes de la version de bureau, mais pour l’instant, il reste encore beaucoup de chemin à parcourir. La collaboration fonctionne très bien et les performances sont impressionnantes, mais les opérations complexes et la personnalisation sur lesquelles beaucoup de gens comptent n’existent pas encore.
